Les chefs d’orchestre du succès de vos solutions numériques

Si on veut bien pouvoir vulgariser leur métier, on peut dire que la gestion de projets, c’est la colle entre les différentes équipes de réalisation et la vision client. En effet, le Project Manager assure une fluidité dans la communication interne et externe puis veille à ce que le projet avance en temps et en heure selon le budget prévu. Étant donné que le Gestionnaire de Projet doit collaborer avec diverses équipes, il est essentiel de posséder une compréhension approfondie de l'ensemble des secteurs avec lesquels il travaille, être d’une nature autodidacte, ainsi qu'avoir une volonté de progresser rapidement. « Les membres de l’équipe ne sont pas experts dans des domaines particuliers, tous les membres de l’équipe sont multidisciplinaires ou cherchent à l’être. Le rôle de gestion de projet est un rôle qui demande des expériences diversifiées. » précise Mohamed Rebai, Gestionnaire bureau de Projets chez nventive.

Les Gestionnaires de Projet assument alors une responsabilité essentielle dans le cadre des projets. Leur mission principale est de coordonner la communication entre toutes les parties prenantes tout en anticipant et en atténuant les risques potentiels. À ce lot de responsabilités viennent s’ajouter les tâches de maintenir un sentiment de confiance chez les clients en garantissant la qualité, le respect des échéances, et le contrôle des coûts des livrables. Ils contribuent à apporter une visibilité au sein de l'équipe face aux attentes du client, leur satisfaction, et à la qualité des livrables attendus.

En soi, ils agissent comme un trait d'union au sein de l'équipe, assurant une communication fluide tout au long du projet, que ce soit par le biais de réunions avec les clients, d'échanges internes avec l'exécutif, ou dans le cadre de Daily Scrum. De cette façon, ils sont en mesure de garder un œil sur la gestion des potentielles problématiques afin d’être proactifs face à ce qui pourrait survenir. La gestion de projet, c’est aussi être chargé de gérer les petits imprévus qui peuvent arriver dans un projet, une réalité qu’on qualifie de monnaie courante dans le domaine technologique.

La communication

S’il y a consensus dans l’équipe des Gestionnaires de projet, c’est qu’il est essentiel d’avoir une bonne capacité à communiquer de manière claire et concise avec son équipe pour réussir dans ce rôle.

En étant constamment en contact avec des parties internes et externes, autant avec des anciens et des nouveaux interlocuteurs, il est impératif pour le Projet Manager de savoir exprimer toute information pertinente de manière la plus compréhensible et éloquente possible, et ce en toutes circonstances. En effet, les professionnels du métier sont parfois amenés à annoncer des nouvelles plus difficiles aux clients. Dans de telles situations, il est essentiel de communiquer la nouvelle de manière juste afin de rassurer le client tout en étant maintenant l’ordre et le calme.

Par ailleurs, un PM doit être un excellent communicateur dès le premier contact avec de nouveaux clients, car une fois le contrat signé, il devient la voix officielle de l'entreprise. Tous ses dires et actions affecteront l’image et la réputation de l’institution aux yeux du client.

Cette bonne communication doit également s’appliquer à l’interne, avec les membres de son équipe. En effet, la gestion de projets c’est également être capable d’être capable maintenir la sérénité et l'ordre lors de périodes stressantes, lorsque leurs collègues jonglent entre plusieurs projets en simultané et que les exigences clients peuvent s’empiler. Dans ces situations, il est précieux d'avoir quelqu'un de terre-à-terre qui sait garder son calme et remonter le moral de son équipe. La capacité à communiquer efficacement, que ce soit des nouvelles positives ou négatives, est un atout majeur dans le métier de Gestionnaire de Projets.

Le sens stratégique

Afin de pouvoir bien anticiper le développement du produit dans le temps, il est important pour un Project Manager de bien savoir anticiper les risques, les chutes et les livrables.

C’est donc à ce moment que le rôle du Gestionnaire de Projet (PM) se concrétise, puisqu’il doit identifier ces risques, les évaluer et élaborer des plans d'atténuation pour minimiser leur impact sur le projet. Cette approche proactive contribue à maintenir la stabilité du projet, même face à des imprévus.

Dans un environnement technologique en constante évolution, il faut constamment s’ajuster et garder en tête qu’au fil du parcours, il y aura plusieurs petits aléas inévitables. La gestion de projet c’est aussi la capacité à gérer ces défis imprévus et à maintenir le projet sur la bonne voie, malgré les obstacles qui se présentent.

Le sens des priorités

Le sens des priorités commence lorsqu’on est capable de discerner ce qui est important, de ce qui est urgent. Le PM doit être en mesure de déterminer l’ordre des activités qui doivent être accomplies afin de maximiser les résultats et l’efficacité à laquelle son équipe rend les livrables.

Cela implique de résister à la tentation de se laisser submerger par des tâches importantes, mais moins urgentes qui peuvent détourner l'attention des principaux objectifs.

Il est important pour la personne responsable de respecter les échéances de tous les projets en cours, tout en continuant à jongler avec son agenda personnel, ceux de ses collègues et de ses clients. Celui-ci doit rester flexible et doit constamment se réajuster aux différentes réalités du quotidien.

« L’équipe PM est dévouée à la qualité du travail tant au niveau équipes interne qu’au niveau client. L’équipe travaille toujours pour unifier et améliorer les services qu’ils offrent. » Diane Hihla, Chargée de Projets chez nventive

La journée type d’un Gestionnaire de Projet est une succession d’événements qui transforment leurs semaines en une véritable aventure. Étant les maillons principaux d’un projet, leur implication est indispensable puisqu’ils contribuent au projet dès le début.

Les Projet Managers organisent et participent à plusieurs réunions de suivi tout au long de la journée. Ces réunions composent entre 50 et 70% de leur temps. Ils jouent un rôle essentiel dans la communication entre toutes les parties impliquées. D’abord, à l’externe, il peut prévoir des réunions clients pour discuter des avancées et reconfirmer certains besoins. Puis, à l’interne, on prévoit des discussions avec l’équipe pour évaluer l'avancement des tâches ou remonter les bloquants avec les directeurs de l’entreprise ou toutes autres équipes comme : l’assurance qualité (QA), le marketing ou les finances. Ces réunions permettent ainsi de s’assurer que tout le monde ait accès aux mêmes informations, afin d’assurer une avancée linéaire dans le projet.

Le reste du temps est alloué à la planification et l’organisation du projet avec des outils comme : des tableaux de bord, des registres de risques, des planifications, et des outils de suivi budgétaire afin de refléter l’état le plus précis du projet. L’organisation et la planification du projet peut également inclure la gestion de réunions, répondre à des e-mails et la mise à jour de document.

En résumé, l'objectif des Gestionnaires de Projet est de maintenir des pratiques à jour pour faciliter le travail des développeurs et des autres membres de l'équipe. Ils sont les gardiens et les chefs d’orchestre du bon déroulement des projets en assurant le maintien d’une communication fluide avec le client, l'équipe et l'ensemble de l'entreprise. Ainsi, ils garantissent que toutes les pièces du casse-tête s'emboîtent harmonieusement pour atteindre les objectifs fixés par toutes les parties.