Politique de Confidentialité

nventive inc. (la « Société », “nous”, “notre”) respecte la vie privée des individus et ne recueillera, n’utilisera ou ne divulguera vos renseignements personnels que conformément à la présente Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique »). Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier, tels que son nom, sa date de naissance, ses coordonnées, des renseignements sur son identité et ses communications avec la Société, pouvant se présenter sous quelque forme que ce soit. Nous reconnaissons le droit de chacun à la vie privée et notre obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels. La Société prend des mesures afin de protéger et maintenir la confidentialité des renseignements personnels des personnes avec lesquelles elle exerce ses activités, incluant les utilisateurs de ses produits et services, ainsi que les clients antérieurs et clients prospectifs (« Utilisateurs » et chacun un « Utilisateur », “vous”, “votre”), selon le cas) et la Société est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde.

La présente Politique explique comment la Société recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels de ses Utilisateurs dans le cadre de ses activités, notamment dans le cadre de l’utilisation par ses Utilisateurs des produits, services, logiciels, applications et sites web de la Société (les « Services »).

En fournissant leurs renseignements personnels à la Société, les Utilisateurs acceptent la présente Politique ainsi que modalités d’utilisation des logiciels et applications de la Société qui sont disponibles sur notre site Web. Si vous accédez à nos Services, vous convenez d’être lié par les modalités et conditions contenues dans la Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces modalités et conditions, veuillez ne pas accéder à nos Services ni en utiliser les fonctions.

La Société se réserve le droit de mettre à jour sa Politique à tout moment et ces modifications entreront en vigueur immédiatement, sauf indication contraire. Les Utilisateurs sont priés de vérifier régulièrement si la présente Politique a été modifiée. Les Utilisateurs sont considérés avoir accepté les modifications à la présente Politique s’ils continuent de fournir des renseignements personnels à la Société après une publication des modifications. Ainsi, la Société vous recommande d’imprimer une copie de cette Politique pour vos dossiers et de réviser cette section de nos Services périodiquement.

Les types de renseignements personnels qui sont recueillis par la Société dépendent de plusieurs facteurs et du contexte. La Société ne recueille que les renseignements personnels qu’elle considère nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins prévues dans cette Politique.

La Société recueille des renseignements personnels sur les Utilisateurs à partir de diverses sources, mais la plupart des renseignements proviennent directement des Utilisateurs par l’entremise de leur utilisation des Services. Par exemple, de façon non limitative, des renseignements personnels peuvent être recueillis lorsqu’un Utilisateur entre des informations dans les Services de la Société, postule un poste affiché sur son site Web ou s’inscrit afin de recevoir l’infolettre. Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure, entre autres, des renseignements d’identification, tels que prénom et nom de famille, date de naissance, adresse résidentielle complète, numéro de téléphone, adresse électronique et adresse de protocole Internet (communément appelée « adresse IP »), ainsi que toutes autres informations concernant la candidature d’un Utilisateur qui postule un emploi sur notre site Web. La Société peut également recueillir des renseignements personnels sur les Utilisateurs auprès de sources externes, avec ou sans consentement, si la loi l’autorise.

La Société recueille les renseignements personnels des Utilisateurs afin d’établir, de gérer et de maintenir sa relation avec eux, et plus précisément, aux fins décrites à la présente Politique.

La Société reconnaît que le consentement d’un Utilisateur à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé, et doit être donné à des fins spécifiques. En fonction de la nature et la sensibilité des renseignements personnels, le consentement d’un Utilisateur peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsqu’un Utilisateur fournit volontairement des renseignements personnels).

En plus des fins déjà énoncées dans la présente Politique, la Société communiquera aux Utilisateurs les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment, ou avant, qu’ils ne soient recueillis. Si la Société cherche à utiliser les renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins qui n’ont pas été préalablement communiquées, elle vous demandera votre consentement avant de les utiliser, à moins que la loi ne l’exige ou ne le permette autrement.

Par exemple, en vertu de la loi, les renseignements personnels d’un Utilisateur peuvent être utilisés dans les cas suivants :

• lorsque leur utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis (par exemple, lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements par le biais d’un formulaire);

• lorsque leur utilisation est manifestement au bénéfice d’un Utilisateur;

• lorsque leur utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;

• lorsque leur utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service qu’un Utilisateur a demandé à la Société; ou

• lorsque leur utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, à condition qu’ils soient dépersonnalisés.

Sous réserve d’exigences légales ou contractuelles, un Utilisateur peut en tout temps retirer son consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société aux coordonnées ci-dessous, et ce, moyennant un préavis raisonnable. Toutefois, le retrait d’un tel consentement pourrait limiter la capacité de la Société à offrir certains Services particuliers à l’Utilisateur, empêcher la Société de les lui fournir ou même obliger la Société à cesser de les lui offrir.

Lorsqu’un Utilisateur utilise le site Web de la Société et saisit des renseignements dans des zones de texte en format libre ou d’autres champs, le cas échéant, l’Utilisateur reconnait que la Société n’a aucun contrôle sur la nature et le type de renseignements qu’un Utilisateur choisit de saisir dans ces champs. Ainsi, tout Utilisateur accepte que la Société collecte ces renseignements dans le cadre de ses Services et les traite conformément aux présentes. la Société vous recommande de ne pas y inscrire de renseignements personnels sensibles. Si un Utilisateur choisit d’y inscrire des renseignements personnels sensibles, il consent expressément à la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements par la Société conformément à la Politique, incluant à la communication à des tiers tant au Québec qu’à l’extérieur de la province.

La Société ne vous demandera jamais à un Utilisateur de lui partager un renseignement personnel sensible afin de pouvoir accéder et utiliser ses Services et son site Web. À titre de référence, un renseignement personnel sensible est un renseignement personnel qui, du fait de sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Peuvent par exemple constituer des renseignements sensibles la santé, l’orientation sexuelle, les caractéristiques morphologiques, comportementales ou biologiques, les croyances philosophiques ou religieuses ou l’état des finances.

La Société peut recueillir et utiliser des renseignements personnels pour les fins suivantes :

• Fournir des Services personnalisés ou des renseignements demandés par les Utilisateurs, identifier tout Utilisateur comme utilisateur des Services de la Société et maintenir la relation d’affaires entre la Société et tout Utilisateur;

• Permettre aux Utilisateurs d’accéder au site Web et aux Services de la Société;

• Offrir à un Utilisateur un emploi à la Société lorsqu’un Utilisateur postule un emploi;

• Communiquer avec les Utilisateurs dans le cadre des activités de la Société, à des fins d’assurance de la qualité interne ou pour gérer la qualité de l’information fournie;

• Détecter et prévenir les fraudes;

• À des fins statistiques et comptables;

• Informer les Utilisateurs des nouvelles, des mises à jour, des renseignements et des offres spéciales concernant les Services de la Société, conformément à la Loi canadienne antipourriel

• Améliorer la gamme de services de la Société, y compris l’utilisation des Services ou de tout autre service en ligne et alimenter nos travaux de recherche et développement;

• Mesurer l’intérêts des Utilisateurs quant aux Services de la Société;

• Si la Société a des motifs raisonnables de croire qu’ils peuvent être utiles dans le cadre d’une enquête portant sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique;

• Tel que requis ou permis par la loi.

Les renseignements personnels pourraient être utilisés par la Société afin de prendre des décisions automatisées sur les services susceptibles d’intéresser ou d’être pertinents pour un Utilisateur. Cette prise de décision automatisée n’aurait aucun effet juridique ou légal sur un Utilisateur, mais viserait simplement à générer automatiquement des recommandations sur la base des renseignements personnels. Sur demande, la Société fournira à un Utilisateur l’information sur le fonctionnement de tout tel système automatisé.

La Société conserve les renseignements personnels qu’elle recueille aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales. La durée de conservation dépend du Service et de la nature de ces renseignements. À l’expiration de cette période, les renseignements seront détruits, supprimés ou anonymisés.

La Société reconnaît que, sauf dans les cas et sous réserve des conditions décrites ci-après ou lorsqu’autorisé par la loi, la communication des renseignements personnels d’un Utilisateur à des tiers requiert son consentement.

L’accès à vos renseignements personnels à l’intérieur de l’entreprise de la Société n’exige pas votre consentement, mais est strictement limité aux personnes pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités.

La Société peut partager les renseignements personnels d’un Utilisateur, sans son consentement, avec ses mandataires, prestataires de services ou consultants qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre des activités de la Société ou afin d’aider la Société à administrer ses Services et son entreprise. Ces mandataires, prestataires de services et consultants garantiront par contrat qu’ils utiliseront les renseignements personnels leur ayant été communiqués uniquement pour fournir des services précis et qu’ils en respecteront le caractère confidentiel conformément à la présente Politique.

La Société peut également, sans consentement, communiquer les renseignements personnels d’un Utilisateur lorsque la loi l’autorise ou l’exige, par exemple pour prévenir une fraude ou un risque de préjudice physique sérieux à toute personne. Chaque fois que la Société devra divulguer des renseignements personnels concernant un Utilisateur, elle s’efforcera de ne pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est requis dans les circonstances.

La Société pourrait communiquer à l’occasion des renseignements à l’extérieur de la province dans laquelle un Utilisateur réside habituellement (vers une autre province ou à l’extérieur du Canada) dans le cadre de l’exécution d’un contrat de service ou d’un contrat d’entreprise, par exemple pour l’hébergement ou le traitement de données. Le cas échéant, la Société prendra toutes les mesures pour s’assurer que le tiers prestataire de services assurera la protection des renseignements personnels avec les mêmes standards de protection que ceux en vigueur au sein de la Société et que vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles autorisées par la collecte ou la loi. Si la Société communique des renseignements personnels sensibles au sujet d’un Utilisateur à l’extérieur du Canada, elle obtiendra le consentement exprès de l’Utilisateur visé. Un Utilisateur a le droit de savoir, sur demande, à qui ses renseignements personnels sont communiqués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation.

La Société traite avec sérieux les renseignements personnels des Utilisateurs.

La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour la Société. La Société prend des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels des Utilisateurs contre leur utilisation ou leur communication non autorisée ainsi que leur perte ou leur vol.

Ces mesures de sécurité incluent :

• des mesures physiques (par exemple, les puces d’accès aux bureaux pour les employés, la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.) ;

• des mesures administratives ou organisationnelles (par exemple la restriction des accès à ce qui est strictement nécessaire, la restriction des modifications selon le principe du moindre privilège) ; et

• des mesures technologiques (comme la dépersonnalisation de vos renseignements personnels, l’utilisation de mots de passe et d’authentificateurs à facteurs multiples, l’utilisation d’un pare-feu, le chiffrement des données, l’utilisation du protocole SSL, etc.) qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

La Société prend également les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses employés soient informés au sujet du contenu de la Politique et renseignés sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité sans failles, une part de risque est toujours présente. Si un incident de confidentialité relatif aux renseignements personnels survient, la Société divulguera, lorsque requis par la loi, à la Commission d’accès à l’information du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et aux personnes concernées la survenance de cet incident et adoptera des mesures pour diminuer les impacts de cet incident de sécurité sur les personnes concernées. La Société étudiera également l’incident de confidentialité et adoptera des méthodes pour diminuer le risque qu’un incident de confidentialité similaire ou de même nature survienne à nouveau. La Société tient un registre de tous les incidents de confidentialité ayant trait aux renseignements personnels et, sur demande et lorsque requis par la loi, communiquera ce registre aux organismes de protection des renseignements personnels compétents.

La Société veillera à ce que les renseignements personnels sur les Utilisateurs soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Il est toutefois de la responsabilité de l’Utilisateur de s’assurer de mettre à jour ses renseignements personnels, tels que ses coordonnées, auprès de la Société.

Les Utilisateurs peuvent avoir accès à leurs propres renseignements personnels afin de les consulter, les mettre à jour ou les rectifier en communiquant par écrit avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société par courriel ou par la poste aux coordonnées ci-dessous.

Toute telle demande doit contenir suffisamment de précisions pour que la Société puisse la traiter. La Société s’engage à donner suite à toute telle demande dans un délai raisonnable et, dans la mesure du possible, dans un délai maximal de trente (30) jours. La Société devra par contre vérifier d’abord l’identité de la personne faisant une telle demande.

La Société peut refuser par écrit un accès aux renseignements personnels d’un Utilisateur ou leur modification pour des motifs sérieux. En cas de refus de fournir ou corriger les renseignements, la Société vous fournira les motifs au soutien de son refus et les articles de la loi applicable qui soutiennent son refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, et l’informera de ses recours. La Société peut exiger des frais pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels d’un Utilisateur et en avisera l’Utilisateur au préalable.

Le site Web de la Société utilise des témoins (ou cookies), soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur l’ordinateur d’un Utilisateur lorsqu’il le visite. Ces témoins servent notamment à offrir aux Utilisateurs une bonne expérience de navigation sur notre site Web. Les renseignements personnels collectés par les témoins permettent à la Société et ses fournisseurs de services d’adapter le site Web aux préférences des Utilisateurs et de compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation du site Web afin de l’améliorer.

La Société peut utiliser des témoins pour enregistrer des informations anonymes et non personnelles à propos des visites sur notre site Web et pour recueillir des informations sur les activités de navigation des Utilisateurs. Les renseignements qui peuvent être compilés par l’entremise de témoins peuvent inclure : l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur, le système d’exploitation que vous utilisez, l’identité de votre fournisseur de services Internet, la date et l’heure auxquels vous avez accédé au présent site Web, le site Web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre site Web, ainsi que le contenu visionné et téléchargé sur notre site.

La Société peut utiliser les témoins suivants :

• Témoins nécessaires : Ces témoins sont nécessaires pour permettre la fonctionnalité de base du site. Le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces témoins.

• Témoins fonctionnels : Ils servent à optimiser l’expérience d’un Utilisateur en lien avec le site Web de la Société.

• Témoins statistiques : Ces témoins aident la Société à comprendre comment un Utilisateur interagit avec le site Web de la Société en collectant et en rapportant des informations de manière anonyme.

• Témoins de performance : La Société utilise Google Analytics, Google Marketing et Google Ad Manager pour collecter et traiter certaines données d’analyse et analyser l’utilisation de nos sites Web. Google Analytics est soumis aux règles de confidentialité et aux conditions d’utilisation de Google. Pour plus d’information sur Google Marketing et Google Ad Manager, nous vous invitons à consulter le règlement de ses programmes.

• Témoins publicitaires : Ils peuvent être utilisés notamment à des fins de recherche, de planification et de production de rapports pour établir un profil des intérêts des Utilisateurs.

• Témoins réseaux sociaux : Ces témoins peuvent être activés lorsqu’un Utilisateur partage des contenus depuis le site Web de la Société. Un Utilisateur est alors assujetti aux politiques d’utilisation des données des plateformes de réseaux sociaux (ex. : Facebook, LinkedIn), qui peuvent placer des témoins (y compris des témoins de ciblage).

Comme avec la plupart des navigateurs Internet, il est possible d’effacer les témoins du lecteur de disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. Ce faisant, votre usage des Services de la Société peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les fichiers témoins.

Les Services peuvent contenir des hyperliens vers des sites web de tiers (par exemple GitHub) (les « Sites tiers ») qui peuvent faire quitter le site web actuellement visionné par l’Utilisateur. La Société fournit ces hyperliens par commodité. Les Sites tiers ne sont pas sous le contrôle de la Société, qui n’a donc aucun contrôle sur les pratiques en matière de vie privée et de confidentialité des Sites tiers. Par conséquent, tout renseignement personnel qui est transmis par l’intermédiaire des Sites tiers est assujetti à la politique de confidentialité de ces Sites tiers. Il est de la responsabilité des Utilisateurs d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection des renseignements qui les concernent.

La Société utilise des médias sociaux en plus d’exploiter les Services. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés par la Société. Les Utilisateurs qui décident d’interagir avec la Société par l’entremise de ces médias sociaux devraient donc lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces tiers fournisseurs de services et des applications utilisées pour y avoir accès.

Les renseignements personnels qui sont fournis à la Société par l’entremise des comptes de médias sociaux sont recueillis afin de saisir des conversations entre un Utilisateur et la Société. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des demandes, effectuer des évaluations statistiques ainsi qu’à des fins d’établissement de rapports et pour toutes les autres fins indiquées dans la présente Politique.

Si vous êtes situé dans un pays de l’Union Européenne (« UE ») ou que vous utilisez nos Services offerts aux résidents de l’UE, et si nous recueillons, suivons, utilisons ou traitons d’une autre manière vos renseignements personnels recueillis auprès de vous ou par votre utilisation de nos Services, ou si nous transférons ces renseignements personnels, nous le ferons conformément à la présente Politique, aux modalités d’utilisation applicables et en conformité avec les exigences du Règlement général sur la protection des données (UE 2016/679) (RGPD). En cas de conflit entre la présente section et le reste de la politique, les dispositions de la présente section auront préséance, uniquement lorsque le traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de bien ou de service ou au suivi du comportement de ces personnes, dans la mesure où il s’agit d’un comportement ayant lieu au sein de l’UE.

17.1 Consentement - Si votre consentement est fourni dans une déclaration écrite qui traite d’autres sujets, la Société s’assurera que la demande de consentement visant le traitement de vos renseignements personnels soit clairement distincte.

17.2 Collecte, conservation et utilisation des renseignements personnels – La Société ne conservera pas de renseignements personnels plus longtemps que cela est nécessaire pour mettre en œuvre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et elle prendra les mesures raisonnables pour faire connaître à l’avance la période pendant laquelle ces renseignements personnels pourront être conservés ou les critères permettant de déterminer cette période.

17.3 Prise de décisions individuelles automatisées - La Société reconnaît que vous avez le droit de savoir si vos renseignements personnels sont traités par un système automatisé de prise de décision. Sur demande, la Société vous fournira l’information sur le fonctionnement de ce système automatisé. À moins que cela ne soit requis ou autorisé par la loi, vous avez le droit de refuser qu’une décision basée exclusivement sur un système automatisé soit prise à votre égard, lorsque cette décision a des conséquences légales pour vous.

17.4 Analyse d’impacts relative à la protection des renseignements personnels - La Société procédera à une analyse d’impacts relative à la protection des renseignements personnels avant de mettre en œuvre de nouvelles technologies qui sont grandement susceptibles de porter atteinte à vos droits et libertés, incluant votre droit à la vie privée.

17.5 Droit à l’effacement - Lorsque la loi le prévoit, vous avez le droit de requérir de la Société qu’elle procède au retrait et à l’effacement de renseignements personnels, et ce, sans délai déraisonnable.

17.6 Exactitude et protection - La Société mettra en œuvre, avant de recueillir des renseignements personnels, des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des renseignements personnels. Elle ne partagera de renseignements personnels avec des agents, mandataires, consultants, entreprises de traitement de données ou fournisseurs de service externes que lorsque ceux-ci l’assurent que des mesures appropriées ont été mises en place afin de protéger les renseignements personnels.

17.7 Responsabilité - La Société reconnaît qu’elle est responsable de la protection des renseignements personnels et qu’elle est en mesure de démontrer son respect du RGPD lorsqu’elle procède au traitement de renseignements personnels.

17.8 Procédure de plainte, droit d’accès ou de rectification – La Société prend toutes les mesures nécessaires pour faciliter l’exercice de votre droit d’accès, de rectification ou d’obtention de vos renseignements personnels. Vous pouvez toujours obtenir de notre part confirmation que des renseignements personnels font l’objet d’un traitement. Toute rectification ou tout effacement de vos renseignements personnels sera communiqué aux tiers auxquels ces renseignements auront été divulgués.

Pour toute question, commentaire ou suggestion sur la présente Politique ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels de la Société qui ne sont pas traitées dans la présente Politique, vous pouvez communiquer par écrit avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société par courriel ou par la poste aux coordonnées ci-dessous. Vous pouvez porter plainte au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société si vous estimez que la Société ne se conforme pas à ses obligations. La Société fera enquête sur une telle plainte et si elle est justifiée, elle prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. Si vous n’êtes pas satisfait de cette étude interne de votre plainte, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Les Utilisateurs peuvent communiquer avec nous pour nous demander de supprimer leurs renseignements personnels de nos systèmes ou pour demander l’accès ou la correction de leurs renseignements personnels. Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dans la mesure du possible. Si toutes ces renseignements sont supprimés de nos systèmes, votre compte peut être désactivé. Dans tous les cas, nous pouvons conserver une copie en archive de vos dossiers, conformément à la loi ou à des fins commerciales légitimes.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels peut être contacté à l'adresse suivante:

Francis Venne

500-215, rue Saint-Jacques Montréal (Québec) H2Y 1M6 Canada

francis.venne@nventive.com