Accélérer la définition d’une solution numérique en quatre actions clés

Le développement de solutions numériques sur mesure est à la conception logicielle ce que la maison d’architecte est à la construction d’habitations.

En effet, dès les premières discussions, nos partenaires nous confient leur idée, leurs besoins connus, leurs objectifs d’affaires, leur échéancier et leur budget, en souhaitant en retour obtenir une application 5 étoiles – et c’est ce que nous souhaitons aussi. Pour atteindre ce résultat, le déroulement des premières phases de conception du projet est crucial. À l’instar de l’architecte qui ne peut construire un manoir à partir d’un gribouillis sur une serviette de table, nous nous devons de faire un plan avant de commencer la conception d’une solution numérique.

Ce plan permet d’assurer l’alignement de toutes les parties ainsi que de cerner les contraintes et les risques. Le plan est susceptible de générer des économies de temps et d’argent en plus d’assurer la viabilité du produit. Nous avons tous hâte d’avoir le produit en main, mais cet investissement important mérite une préparation adéquate.

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, le partenaire n’est pas obligé d’avoir une idée toute faite de la solution à implémenter pour entamer le projet. En effet, quelques activités clés, réalisées en collaboration au stade de préconception, permettent de formuler une vision produit plus claire :

• La rencontre de lancement (kick-off);

• La recherche;

• La revue de l’environnement technologique;

• L’ébauche de l’estimation budgétaire et du calendrier de réalisation.

En fonction des besoins spécifiques de notre partenaire, d’autres services peuvent s’ajouter à la liste d’activités clés, selon l’ampleur du projet. Analyse du contexte d’affaires, définition du parcours client, analyse des meilleures pratiques… On choisira les plus appropriées selon le niveau d’incertitude associé au projet.

Les avantages d’une meilleure définition de projet sont nombreux, mais les principaux bénéfices sont que celle-ci nous permet de réduire l’ambiguïté, de mitiger les risques au moment opportun et surtout, d’obtenir une estimation plus affinée en matière de portée, d’échéancier et de budget. En effet, au stade de l’idéation et de la planification, il est possible de se tromper et de faire des ajustements sans avoir à tout rebâtir, mis à part les hypothèses.

Première étape : La rencontre de lancement (kick-off)

Le kick-off est une rencontre structurée sous forme d’atelier, regroupant les principales parties prenantes, les expertises et les perspectives différentes. De l’équipe nventive, on retrouvera le.la directeur.trice de solutions, l’architecte de solutions et le.la stratège numérique. Nous établirons la logistique de base et poserons une série de questions nous permettant de mieux cerner les objectifs et les processus d’affaires, les besoins, les utilisateurs ciblés, les contraintes et les hypothèses.

Ouvrir ainsi le dialogue nous permet de mieux comprendre le contexte dans lequel le produit sera lancé et sa raison d’être. En regroupant les différents points de vue et les expertises dès le départ, nous obtenons l’aval des parties prenantes, ce qui facilite grandement les étapes subséquentes d’exécution du projet.

Deuxième étape : La recherche

Savoir dans quel milieu le produit sera lancé, se renseigner sur les bonnes pratiques et les tendances de marché, analyser les expériences similaires et ce que font les concurrents : notre équipe de stratèges et de chercheur.e.s en expérience utilisateur capture les éléments qui enrichiront la solution et en assureront la pertinence.

Ces activités – à intensité variable selon le type de solution et d’utilisateurs ciblés – nous informent à propos de plusieurs aspects du projet. Elles contribuent à la définition de la vision produit et des exigences, en plus de nous permettre d’ajuster les objectifs d’affaires et le potentiel de rendement. Elles contribuent aussi au design du produit, à sa mise en marché et à la gestion du changement, notamment en exposant des éléments opérationnels à modifier.

Troisième étape : La revue de l’environnement technologique

L’architecte de solutions se greffe tôt dans le processus de préconception. Sa contribution est essentielle à la définition de la solution pour dresser un bilan de l’environnement technologique existant et des technologies nécessaires à la mise en place de la solution numérique.

Pour ce faire, il s’opère un partage de connaissances entre l’architecte chez nventive et les expert.e.s du côté du partenaire. L’objectif est de bien comprendre et de schématiser les flux d’interactions entre les différents systèmes.

La revue de l’environnement technologique permet de raffiner la portée du projet back-end et front-end, et aussi d’assurer sa performance lorsque l’application sera déployée. À moyen terme, avoir la mainmise sur l’ensemble des interactions des systèmes fait émerger les possibilités d’améliorer le produit et l’expérience de celui-ci par les utilisateurs.

Quatrième étape : Livraison de requis et estimé

Une fois la rencontre de lancement, la recherche et la revue de l’environnement technologique terminées, nous avons une vue plus précise de la solution et des travaux nécessaires à sa réalisation.

À ce stade, la vision est souvent illustrée sous forme de feuille de route avant d’être déclinée en une série d’exigences. Celles-ci décrivent l’ensemble des fonctionnalités sous forme de besoins utilisateurs (carnet de produit). Ce dernier livrable est la pierre angulaire du projet numérique. C’est ce qui permet à l’équipe de conception de donner corps à l’expérience, et à l’équipe de développement de la réaliser concrètement.

À la fin de cette phase d’avant-projet, les trois aspects principaux du projet, soit la portée, l’échéancier et le budget, sont définis avec une plus grande précision. Notre partenaire a un plan de projet beaucoup plus solide en main, et nous sommes en mesure de remettre une estimation de projet plus réaliste.

La préconception peut être perçu de prime abord comme étant une phase superflue du projet, quelque chose que l’on peut passer outre si on sait déjà ce que l’on veut comme solution numérique. Les arguments pour éviter cette phase varient :

• Une partie de la planification a déjà été faite à l’interne;

• Ce n’est pas inclus dans le plan d’affaires;

• On a déjà réfléchi à la solution;

• Cette phase va ralentir la réalisation du projet et on doit mettre en ligne la solution numérique rapidement.

C’est en effet parfois un investissement difficile à justifier auprès de certaines parties prenantes.

Bien qu’il soit tout à fait possible d’entamer le développement sans préconception, ce sera rarement la solution idéale et ce compromis apportera son lot de défis subséquents.

Si l’on revient à l’analogie de la maison d’architecte, celle-ci nécessite des plans très clairs pour pouvoir être construite. Dans le développement de la solution numérique, on peut se permettre un peu plus de flexibilité surtout lorsque la méthode Agile est utilisée. Cependant, un minimum de préconception demeure essentiel, surtout dans le cas d’un nouveau produit, sinon on risque de se heurter à une série d’aller-retour et de validations en cours de route pour pallier les ambiguïtés non résolues.

Ces obstacles rencontrés pendant la phase de réalisation peuvent engendrer des délais et des erreurs qui sont plus complexes et onéreuses à réparer que si elles sont débusquées en amont. Comme nous l’avons mentionné : défaire des idées, c’est beaucoup plus facile qu’avoir à refaire du code ou pire, avoir à changer la perception des utilisateurs.

Pour lancer une appli 5 étoiles, on se doit de créer les conditions du succès : cela implique un plan robuste qui accompagne la solution bien pensée.